GESTIÓN DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS
En un entorno empresarial cada vez más regulado y exigente, contar con un repositorio centralizado para la gestión de políticas es fundamental para garantizar que todos los interesados tengan acceso a las versiones más recientes de estos documentos y estén alineados con su cumplimiento.
El módulo de Políticas de NovaSec GRC está diseñado para facilitar la carga, administración y distribución eficiente de políticas dentro de su organización, asegurando transparencia, trazabilidad y cumplimiento normativo.
FUNCIONALIDADES
El módulo de Políticas de NovaSec GRC ofrece una amplia gama de funcionalidades que permiten optimizar la gestión de documentos/políticas y garantizar la alineación estratégica:
- Clasificar sus documentos/políticas según tipos o categorías específicas para facilitar su búsqueda y organización.
- Cargar los documentos/políticas de política u otro documento, en formatos tales como .docx, xlsx o .pdf entre otros.
- Incluir la información clave como códigos de identificación, tipo de política y detalles generales para mejorar la organización y consulta.
- Agregar de acuerdo a sus necesidades, campos personalizados de acuerdo a las características de los documentos/políticas.
- Asignar uno o varios usuarios en los roles de revisión, aprobación, interesados y usuarios del documento.
- Mantener un historial completo de todas las versiones de una política, incluyendo las obsoletas.
- Documentar comentarios de revisión de las diferentes versiones de la política.
- Tener el flujo de gestión para revisión, aprobación y distribución/publicación de la política.
- Tener acceso directo para descarga de la política/documento para los usuarios autorizados.
- Enviar alertas por correo electrónico a responsables e interesados sobre nuevas versiones o actualizaciones.
- Almacene y consulte versiones anteriores y/u obsoletas para auditorías o referencias futuras.
- Acceda a información detallada sobre el estado y el historial de las políticas mediante herramientas de reportes y análisis avanzados.
BENEFICIOS
Implementar el módulo de Políticas de NovaSec GRC le brinda múltiples ventajas estratégicas para su organización:
- Gestión centralizada de las políticas en su versión actual y versiones históricas.
- Registro estructurado de versiones y sus comentarios de revisión y aprobación.
- Disponer de la última versión del documento para consulta de los interesados.
- Distribución automática de la última versión de la política para asegurar que reciben el documento de forma oportuna.
- Notificar a través de correo electrónico de nuevas versiones del documento para mantener a todos los empleados informados.
- Registro de confirmación de lectura de la política, para mantener trazabilidad de comunicación.
- Gestión de las políticas y documentos en el marco de Gobierno, Riesgo y Cumplimiento para una visión holística del cumplimiento normativo.
- Contar con reportes actualizados del estado de las políticas dentro de su organización.
INTEGRACIONES
El módulo de Políticas de NovaSec GRC se integra perfectamente con otras funcionalidades clave del sistema, como el módulo de pruebas. Esta integración permite vincular políticas, planes de continuidad, procedimientos y guías con las pruebas correspondientes, asegurando coherencia y alineación entre la documentación y su implementación práctica.
Con NovaSec GRC, su organización puede registrar, gestionar y dar seguimiento a políticas y procedimientos de manera centralizada, con notificaciones automáticas y reportes en tiempo real que facilitan la toma de decisiones y el cumplimiento normativo.