Centraliza la gestión de políticas corporativas y procedimientos en un repositorio único que garantiza trazabilidad, control de versiones y cumplimiento normativo en toda tu organización.
Gestionar políticas y procedimientos en organizaciones reguladas implica enfrentar desafíos que impactan la eficiencia operacional y el cumplimiento normativo
Las políticas residen en múltiples ubicaciones sin un repositorio centralizado, lo que genera confusión sobre cuál es la versión vigente y dificulta el acceso oportuno para los equipos.
Sin un sistema estructurado, resulta complejo rastrear los cambios realizados, identificar quién aprobó cada versión y mantener un historial completo para auditorías y referencias futuras.
enviar políticas actualizadas por correo o sistemas dispersos consume tiempo valioso, aumenta el riesgo de errores y no garantiza que todos los interesados reciban la información de forma oportuna.
Documentar comentarios de revisión, aprobaciones y confirmaciones de lectura de forma manual dificulta demostrar el cumplimiento normativo ante auditores y entes reguladores.
Gestionar políticas de forma aislada, sin integración con los procesos de gobierno, riesgo y cumplimiento, impide tener una visión holística del estado del cumplimiento corporativo.
El módulo de políticas de Novasec GRC ofrece capacidades avanzadas para optimizar la gestión de documentos y garantizar el cumplimiento normativo:
Clasifica tus documentos y políticas según tipos o categorías específicas para facilitar su búsqueda y organización dentro del repositorio centralizado.
Carga los documentos y políticas en formatos como docx, xlsx o pdf entre otros, consolidando toda la documentación corporativa en un solo lugar.
Incluye la información clave como códigos de identificación, tipo de política y detalles generales para mejorar la organización y consulta rápida de documentos.
Agrega de acuerdo a tus necesidades, campos personalizados de acuerdo a las características de los documentos y políticas específicos de tu organización.
Asigna uno o varios usuarios en los roles de revisión, aprobación, interesados y usuarios del documento, garantizando responsabilidades claras en el proceso.
Mantén un historial completo de todas las versiones de una política, incluyendo las obsoletas, para auditorías y trazabilidad total del ciclo de vida documental.
Documenta comentarios de revisión de las diferentes versiones de la política, manteniendo registro estructurado de retroalimentación y cambios solicitados.
Ten el flujo de gestión para revisión, aprobación y distribución o publicación de la política, agilizando el proceso completo desde la creación hasta la publicación.
Acceso directo para descarga de la política o documento para los usuarios autorizados, garantizando control sobre quién consulta información sensible.
Envía alertas por correo electrónico a responsables e interesados sobre nuevas versiones o actualizaciones, manteniendo a todos informados en tiempo real.
Almacena y consulta versiones anteriores u obsoletas para auditorías o referencias futuras, cumpliendo requisitos de conservación documental.
Accede a información detallada sobre el estado y el historial de las políticas mediante herramientas de reportes y análisis avanzados personalizados.
Reportes sugeridos generados por inteligencia artificial para optimizar y acelerar la creación de informes personalizados según tus necesidades específicas.
El módulo de políticas se integra con otros componentes esenciales de Novasec GRC para crear un ecosistema de gestión integral:
Vincula políticas corporativas con evaluaciones de cumplimiento normativo, permitiendo documentar el cumplimiento de requisitos y controles establecidos en normas y estándares.
Conecta directamente las políticas, planes de continuidad, procedimientos y guías con las pruebas correspondientes, asegurando coherencia entre documentación y aplicación práctica.
Utiliza el repositorio de políticas para desplegar evaluaciones a proveedores y terceros, verificando su alineación con los lineamientos corporativos definidos.
Proporciona acceso centralizado a políticas durante trabajos de auditoría, facilitando la verificación de cumplimiento y soporte documental para hallazgos y compromisos.
Implementar el módulo de políticas de Novasec GRC transforma la gestión documental en un activo estratégico para tu organización:
Gestión centralizada de las políticas en su versión actual y versiones históricas, eliminando la fragmentación documental y mejorando el acceso a información crítica.
Registro estructurado de versiones y sus comentarios de revisión y aprobación, proporcionando evidencia documental completa para auditorías y cumplimiento regulatorio.
Dispón de la última versión del documento para consulta de los interesados, garantizando que todos los equipos trabajen con información vigente y confiable.
Distribución automática de la última versión de la política para asegurar que reciben el documento de forma oportuna, reduciendo riesgos de incumplimiento por desconocimiento.
Notifica a través de correo electrónico de nuevas versiones del documento para mantener a todos los empleados informados y alineados con las actualizaciones corporativas.
Registro de confirmación de lectura de la política, para mantener trazabilidad de comunicación y demostrar que los colaboradores conocen las normativas internas.
Gestión de las políticas y documentos en el marco de gobierno, riesgo y cumplimiento para una visión holística del cumplimiento normativo y alineación estratégica.
Cuenta con reportes actualizados del estado de las políticas dentro de tu organización, facilitando la toma de decisiones informadas en todos los niveles.
Esta conexión es crucial para asegurar la coherencia y alineación entre la documentación, como políticas, planes de continuidad, procedimientos y guías, y su aplicación práctica.
Permite vincular estos elementos directamente con las pruebas correspondientes en el módulo de pruebas, garantizando que lo documentado se ejecuta según lo establecido.
Las políticas alimentan los procesos de evaluación de cumplimiento, proporcionando el marco documental necesario para demostrar adherencia a normas como ISO 27001, SOX, PCI DSS, GDPR y COBIT.
El módulo de políticas de Novasec GRC se caracteriza por su perfecta integración con otras funcionalidades esenciales del ecosistema GRC.
Las organizaciones que implementan el módulo de políticas de Novasec GRC obtienen resultados cuantificables:
